中国天楹股份有限公司

时间：2024-06-20 发布人：合约门团队

挑战
作为一家快速发展的企业，中国天盈在合同流程管理中面临一系列挑战。现有的销售合同流程未采用更为规范的NC采购合同系统，而是直接通过OA用印后进入财务环节。此外，采购合同在NC和OA系统中均可流转，审批流程不合规的情况时有发生，包括使用普通合同审批和跳过法务环节等问题。采购合同的付款环节也存在过度使用“特殊费用付款”流程的现象。这些问题导致合同管理流程不规范，影响了运营效率和合规性。为了解决这些挑战，中国天盈决定启动一个全面的数字化转型项目，通过优化和自动化合同流程，提升团队的工作效率，确保合同的合规性和运营的顺畅，以实现战略性的增长目标。

解决方案

中国天盈为了更好地管理合同，通过对合同的全面洞察，快速做出明智的决策，作为环保新能源巨头，中国天盈选择了合约门团队作为其技术合作伙伴。
1.强化制度，规范管理：
所有采购合同必须通过NC系统申请，审批意见和修改全程在线完成。
规范合同打印和归档管理流程，所有合同仅可在用印室由专人打印，并使用标准合同模板。
2.充分利用IT工具：
实现OCR合同自动比对，对方用印盖章前必须扫描并比对。
引入拆单报警、敏感词预警、AI智能审查、内容风险预警、在线资质查验和负面消息等多种智能风险控制手段。
3.优化流程：
建立和规范合同管理的全生命周期流程，从创建到归档。
建立合同模板管理审批流程，固定模板的合同无需法务审批。
简化内部用印文件审批流程，推广电子印章应用，减少打印和扫描工作量。
4.加强审计：
审计部门每季度抽查合同流程执行的规范性，评估审批人的尽职情况。
制定针对性的考核和处罚制度，确保合同流程合规。

成效

借助合约门团队的解决方案，中国天盈取得了显著成效。合同周转时间从平均5周缩短至仅1周，提升了80%的效率。公司成功集中管理来自数千家供应商的合同数据，并将这些数据无缝集成到企业系统中。作为环保新能源领域的领军企业，中国天盈通过全面洞察合同数据，能够迅速做出明智决策，显著提升了运营效率和合规性。这一数字化转型不仅优化了合同管理流程，还为公司的战略增长奠定了坚实基础。